Systèmes de gestion de documents d’activité

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Judith Ellis & Carlota Bustelo
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À la suite de récentes erreurs de gouvernance et de divers scandales qui ont secoué tant de secteurs du monde entier, en particulier dans les domaines de la finance et des médias, deux nouvelles normes ISO vont aider les organismes à faire preuve de rapidité et d’efficacité dans la transmission d’informations.

Pour les gouvernements comme pour les entreprises, il est désormais nécessaire de rendre plus transparents le processus de prise de décision et les mesures prises non seulement pour que les obligations légales et éthiques soient honorées, mais aussi pour que le public sache qu’elles le sont. La transition inéluctable vers un environnement totalement numérique est à la fois un défi et une opportunité.

Pour répondre à ces besoins, l’ISO a publié de nouvelles Normes internationales : ISO 30300:2011, Information et documentation – Systèmes de gestion des documents d’activité – Principes essentiels et vocabulaire, et ISO 30301:2011, Information et documentation – Systèmes de gestion des documents d’activité – Exigences, qui condensent le savoir et l’expérience d’experts de 27 pays des cinq continents.

La série ISO 30300 présente la méthodologie pour une approche systématique de la création et de la gestion des documents d’activité alignée sur les objectifs et stratégies de l’organisme. Utiliser une norme de système de gestion des documents d’activité (SGDA) permet de soutenir des processus opérationnels rentables, comme le stockage, la recherche ou la réutilisation de l’information. Cela prépare un organisme à l’éventualité d’un contentieux ou d’une enquête, et lui donne les outils pour faire preuve de la vigilance appropriée.

La série de Normes internationales ISO 30300 se concentre sur la mise en œuvre et le fonctionnement d’un système de gestion des documents d’activité efficace grâce auquel des informations fiables et qui font autorité concernant les décisions et transactions de l’organisme, ainsi que les preuves associées, sont créées, gérées et mises à disposition de ceux qui en ont besoin, aussi longtemps que nécessaire. Il s’agit là d’un point fondamental et indiscutable dès lors que les intérêts du grand public sont en jeu et que des difficultés, actuelles ou futures, doivent être surmontées.

 

Structure d'un SGDA
Structure d'un SGDA
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Nouvel ajout aux NSM

La série ISO 30300, qui regroupe des normes de SGDA, a été élaborée afin de relier la gestion des documents d’activité au succès et à la responsabilité organisationnels. Cette série établit des référentiels permettant aux organismes d’évaluer l’adéquation de leurs méthodes de gestion de documents. Elle donne aux responsables les outils nécessaires pour adopter une approche systématique et vérifiable de la création et du contrôle des documents d’activité. ISO 30300 soutient les exigences de management et de documentation des organismes qui mettent en œuvre d’autres normes de système de management (NSM), comme ISO 9001 (qualité), ISO 14001 (environnement) et ISO 22000 (sécurité sanitaire des aliments).

Les nouvelles normes ISO s’adressent à tous les secteurs, y compris les gouvernements et leurs administrations, les enseignants, les services financiers, les industries (en particulier les industries pharmaceutiques et minières) et les entreprises ou gouvernements qui s’engagent activement (ou sont passivement impliqués) sur le terrain de la responsabilité sociale. Tous les secteurs où il est indispensable de démontrer la conformité, notamment pour l’énergie nucléaire et les télécommunications, tireront des avantages particuliers d’une mise en œuvre réussie de ces Normes internationales.

La série de normes ISO 30300 vient compléter la famille des NSM. L’élaboration de ces nouvelles Normes internationales a profité des enseignements tirés de la mise en œuvre de la série ISO 15489:2001, Information et documentation – «Records management» – Partie 1: Principes directeurs, qui figure parmi les meilleures ventes de normes, est utilisée dans 50 pays et a été traduite en 22 langues dans les pays développés et en développement.

Dans les pays développés, la série ISO 15489 est mise en œuvre pour appuyer une bonne gouvernance et la réussite des activités commerciales. Dans les pays en développement, elle a été adoptée par des gouvernements désireux de montrer à leur propre population, ainsi qu’à l’ensemble de la communauté internationale, les progrès réalisés sur le plan de la gouvernance, de la redevabilité et de la capacité administrative. Ainsi, cette série permet d’établir des conditions plus équitables pour tous les acteurs potentiels, d’où qu’ils viennent.

ISO 30300:2011

Cette Norme internationale explique les raisons qui motivent la création d’un SGDA et les principes directeurs à suivre pour que sa mise en œuvre soit réussie. Elle fournit également la terminologie qui garantit la compatibilité avec d’autres NSM, établit les objectifs qu’un SGDA permet d’atteindre, décrit une approche axée sur le processus et spécifie les rôles au sein de la direction.

ISO 30300:2011 peut être appliquée par tout organisme désireux d’établir, de mettre en œuvre, de tenir à jour et d’améliorer un SGDA pour soutenir son activité. Elle fournit l’assurance de la conformité à une politique déclarée en matière de documents d’activité.

ISO 30301:2011

Cette norme internationale spécifie les exigences nécessaires à la mise en place d’une politique de gestion des documents d’activité. Elle établit également les objectifs que doit atteindre un organisme, et ce qu’il doit cibler, pour mettre systématiquement en œuvre des améliorations, en formulant la conception des processus et systèmes, en estimant la quantité adéquate de ressources à allouer et en établissant un système de références pour bien contrôler, mesurer et évaluer les résultats obtenus. Ces différentes étapes garantissent que des mesures correctives puissent être prises et que des améliorations continues soient apportées au système afin de soutenir un organisme dans la réalisation de son mandat, de sa mission, de sa stratégie et de ses objectifs.

ISO 30301:2011 peut être appliquée avec d’autres normes de systèmes de management (NSM). Il est particulièrement utile de démontrer la conformité aux exigences relatives aux documents des activités des autres NSM. Un bénéfice net

Le but de ces organismes est d’utiliser stratégiquement ces normes pour :

  • Intégrer les exigences de gestion des documents d’activité aux processus opérationnels, éliminer les chevauchements, établir une cohérence, optimiser les processus et les ressources, réduire les activités de maintenance et améliorer la prise de décision
  • Utiliser et exploiter les ressources documentaires comme des biens d’entreprise, des actifs commerciaux et un capital de connaissances.

Le coût de la mise en œuvre d’un SGDA dépend de son domaine d’application dans chaque organisme, des besoins de l’activité et de l’évaluation des risques. Les retours sur investissement, tout comme les dépenses que cela permet d’éviter, s’observent à la fois sur le court et le long terme.

Mémoire et atouts

La création de documents d’activité fait partie intégrante des activités, processus et systèmes de tout organisme. Un SGDA apporte efficacité, redevabilité, management du risque et continuité opérationnelle, et permet aux organismes de valoriser leurs ressources documentaires comme des biens d’entreprise, des actifs commerciaux et un capital de propriété intellectuelle.

Dans le même temps, un SGDA contribue à la préservation de la mémoire de l’organisme (une richesse dont la perte peut être irrémédiable après un important roulement – volontaire ou involontaire – du personnel) face aux défis en croissance exponentielle de l’environnement mondial et numérique.

La structure du SGDA relie les exigences de la gestion des documents d’activité et les attentes des parties prenantes à la production de documents qui sont fiables, authentiques, dont l’intégrité ne peut être mise en cause, et qui peuvent être utilisés de façon efficiente et efficace (voir Figure 1).

Pour les organismes qui décident de mettre en œuvre un SGDA, les avantages sont nombreux. En voici certains :

  • Politique et meilleures pratiques communes, partout dans le monde, ce qui facilite une utilisation dans différents pays, cultures et juridictions
  • Conformité avec la loi et protection juridique, assise pour l’exercice du devoir de vigilance et une préparation efficace à d’éventuels contentieux
  • Aptitude à satisfaire aux exigences réglementaires, notamment contrôle efficace de la redevabilité ainsi que des recommandations d’éthique et de gouvernance organisationnelle, surveillance adéquate des audits financiers et de ceux portant sur les processus
  • Soutien pour le management du risque, y compris la sécurité, le contrôle des conséquences des atteintes à la réputation, la programmation et la mise en œuvre de la continuité opérationnelle
  • Aptitude à établir et à évaluer des mesures de performance lors d’un recours à des prestataires de services commerciaux, et pour mention dans les contrats commerciaux
  • Compatibilité et interopérabilité avec d’autres normes de systèmes de management communément utilisées, par exemple, facilité d’intégrer la gestion des documents d’activité aux processus et pratiques requis par ISO 9000 et ISO 14000
  • Engagement démontré vis-à-vis de la gouvernance, de la redevabilité et de l’intégrité de l’organisme
  • Possibilité d’améliorer la rentabilité et l’efficacité de l’organisme.

Il est nécessaire d’adopter la série de Normes internationales ISO 30300, qu’elles soient appliquées au niveau local ou global, et ce, dans tous les secteurs. Cette série présente des avantages potentiels pour les pays développés et pour les pays en développement, au sens où elle promeut et fournit une feuille de route pour renforcer :

  • L’efficacité et la réactivité de la gouvernance
  • La redevabilité et la gouvernance des organisations publiques, privées et à but non lucratif
  • La conformité de l’organisme à tous les niveaux avec des traités, lois et réglementations internationaux
  • La confiance dans les environnements pour la conduite des opérations et les interactions entre les gouvernements et leurs citoyens, les entreprises et leurs clients, en particulier pour tout ce qui touche aux transactions et aux communications électroniques
  • L’accès à l’information et la préservation de la mémoire collective.

Nouvelles venues

ISO 30300:2011 et ISO 30301:2011 ont été élaborées par le comité technique ISO/TC 46, Information et documentation, sous-comité SC 11, Gestion des archives courantes et intermédiaires, qui travaille actuellement à deux nouvelles normes qui viendront compléter la série ISO 30300, à savoir :

  • ISO 30303, Systèmes de gestion des documents d’activité – Lignes directrices pour la mise en œuvre
  • ISO 30304, Systèmes de gestion des documents d’activité – Guide d’évaluation.

 

 

Judith Ellis
Judith Ellis
Animatrice de l'ISO/TC 46/SC 11/WG 8
 
 
Australie
 
 

Judith Ellis est animatrice de l'ISO/TC 46, Information et documentation, sous-comité SC 11, Gestion des archives courantes et intermédiaires, groupe de travail GT 8, Systèmes de management des enregistrements – Principes et vocabulaires. Elle est propriétaire et directrice générale de l'Enterprise Knowledge Pty Ltd, basée en Australie, et est reconnue pour sa participation à l’élaboration de Normes internationales et australiennes. Au cours des 30 dernières années, elle a également exercé en qualité de conseillère dans le domaine de la gestion de l’information et des connaissances.

 

 

Carlota Bustelo
Carlota Bustelo
Animatrice de l'ISO/TC11
 
 
 
 
 

Carlota Bustelo est animatrice de l’ISO/TC 46/SC 11/GT 9, Systèmes de management des enregistrements – Exigences, où elle met à profit son expérience de 25 ans en tant que consultante indépendante pour l’organisation des informations et des documents d’activité dans les secteurs public, privé et à but non lucratif, principalement en Espagne et en Amérique latine. Elle s’est spécialisée dans les technologies de l’information appliquées à la gestion des documents, archives et informations.

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