Перейти к основному содержанию
от

Специфика ведения документооборота постоянно изменяется. Ввиду того, что содержание цифрового контента увеличивается, а также повышается уровень его использования, возникла необходимость в изменении системы управления документооборотом. Вопрос заключается в том, как контролировать эти изменения. Для решения данного вопроса нам поможет недавно опубликованный стандарт ISO 15489-1.

В стратегии по управлению документооборотом должна учитываться общая картина, а именно рабочее место; вид деятельности, а также риски и требования, связанные с ним. Хорошая новость заключается в том, что существует возможность разработки системы и применения правил таким образом, чтобы данные хранились надлежащим образом, будь то данные, документы или же контент социальных сетей; что в итоге принесет выгоду для бизнеса.

Мы попросили Кэйси Фриндлэй (Cassie Findlay), руководителя проекта рабочей группы, которая разработала данный стандарт, (ISO/TC 46/SC 11/WG 13) предоставить нам информацию по стандарту.

Почему управление данными является настолько важным?

Управление данными всегда имело важное значение, начиная с древнейших времен вплоть до наших дней. Основные причины для хранения данных остались неизменными: учет; эффективное управление бизнесом; защита прав и льгот, а также возможность восстановления событий прошлых лет. В наше время стремительно меняющегося цифрового и интерактивного мира существуют дополнительные причины для более эффективного управления данными: переход к бизнесу, основанному на систематизации данных; открытые правительственные инициативы; общие и совместные услуги. Большее внимание также уделяется корпоративной ответственности и многому другому. Вам нужно только взглянуть на периодичность информационного менеджмента, а также на вопросы доступа и учета, сообщаемые в новостных сводках, для того, чтобы убедиться в том, что сфера работы по управлению данными сейчас актуальна как никогда!

Чем же обоснована публикация нового стандарта ISO 15489-1?

Прошло более десяти лет с момента опубликования предыдущей версии стандарта. Именно в этот период наблюдался наиболее быстрый перевод коммерческой деятельности в цифровой формат. Из этого следует, что данные должны храниться в цифровой среде, и нам необходимо сформировать широкий набор концепций и принципов для   оказания поддержки новым подходам.

Например, в связи с изменением бизнес-моделей возникает необходимость в расширении обязанностей по ведению данных, тем самым выводя их за предел организационных и судебных рамок. Эти изменения требуют от специалистов, занимающихся ведением данных, понимания и удовлетворения широкого спектра потребностей заинтересованных сторон. Среди них можно выделить: повышение прозрачности процесса принятия решений со стороны деловых организаций и правительства, клиентов, пользователей услуг, записей субъектов и других сторон, заинтересованных в процессе формирования данных.  Вопрос информационной безопасности все больше беспокоит заинтересованных сторон, находящихся как внутри, так и вне организационных границ. Действительно, само понятие «данные» изменилось. Раньше мы, как правило, к данным относили только документы и файлы. Однако на сегодняшний день хранение данных осуществляется в различных формах! Наша работа заключается в правильном изучении документов и данных, представленных в различных формах, и их управлении.

Именно поэтому понятия и принципы, описанные в новом стандарте ISO 15489-1, предназначены для составления, фиксирования и управления данными в этой новой среде в течение определённого периода времени. Однако данный стандарт был разработан для того, чтобы осуществлять управление данными как на бумажных, так и цифровых носителях с использованием технологически-агностического подхода.

Расскажите, пожалуйста, на какую аудиторию ориентирован данный стандарт, и какие основные задачи стоят перед ним?

ISO 15489-1 устанавливает основополагающие понятия и принципы для разработки, внедрения и управления политикой, информационными процессами, которые позволяют людям, организациям, правительству, частным предприятиям и объединениям: 

  • составлять и фиксировать данные для соответствия требованиям по ведению предпринимательской деятельности;
  • предпринимать соответствующие действия, направленные на защиту аутентичности, надёжности, целостности и удобства использования данных, а также их бизнес-контекста и определять требования к их управлению.

Подход, основанный на данных принципах, используемый в ISO 15489-1, сохраняет при этом строго заданное направление, по отношению к тем целям, которые должны быть достигнуты при внедрении стандарта. Данный стандарт является главным среди существующих стандартов и рекомендаций по более конкретным аспектам ведения данных, начиная от метаданных до анализа рабочих процессов. В дальнейшем данный стандарт будет дополняться последующими частями.

Затрагивает ли данный стандарт только одну отрасль или он будет иметь более широкое предназначение?

Стандарт ISO 15489-1 имеет огромное значение. В современном обществе данные играют важную роль. Они лежат в основе корпоративной деятельности, предоставлении государственных и неправительственных услуг и личной жизни. Формирование управления данными является необходимым не только в настоящем, но и в будущем, т.к. без данных архивы не смогут быть сформированы.

От настоящего метода управления данными может зависеть наше будущее. Нет ни одной области, которая не уделяла бы должного внимания управлению данными, в особенности в эпоху цифровых изменений.

Стандарт ISO 15489-1:2016 доступен у Вашего национального члена ISO или в интернет-магазине ISO.

Соответствующая информация

Контакты

Default ISOfocus
Elizabeth Gasiorowski-Denis

+41 22 749 03 25

Стандарт/ы


Press Contact


Journalist, blogger or editor?

Want to get the inside scoop on standards, or find out more about what we do? Get in touch with our team or check out our media kit

Будьте в курсе актуальных новостей ИСО

Подписывайтесь на наши новости, обзоры, а также на информацию о продуктах