ISO 30300:2011, Information et documentation – Systèmes de gestion des documents d'activité – Principes essentiels et vocabulaire, et ISO 30301:2011, Information et documentation – Systèmes de gestion des documents d'activité – Exigences, condensent le savoir d’experts de 27 pays des cinq continents.

Ces normes ont été élaborées dans une optique de compatibilité et de complémentarité avec les autres normes de système de management (NSM) de l’ISO, telles qu‘ISO 9001 (management de la qualité), ISO 14001 (management environnemental) et ISO/CE I27001 (management de la sécurité de l’information).

ISO 30300 est un document cadre qui spécifie les principes et termes communs à l’ensemble de la série tandis qu’ISO 30301 énonce les exigences relatives à un système de gestion des documents d’activité (SGDA). D’autres normes de la série ISO 30300 sont en cours d’élaboration.

Judith Ellis et Carlota Bustelo, animatrices des groupes de travail qui ont élaboré la norme, soulignent que «la série ISO 30300 présente la méthodologie pour une approche systématique de la création et de la gestion des documents d’activité, alignée sur les objectifs et stratégies de l’organisation. Gérer des documents d’activité en se fondant sur une norme de système de management (NSM) permet de soutenir des processus opérationnels rentables, comme le stockage, la recherche et la réutilisation de l’information, le contentieux et la vigilance appropriée.»

Le coût de la mise en œuvre d’un SGDA dépend de son domaine d’application dans chaque organisme, des besoins de l’activité et de l’évaluation des risques. Les retours sur investissement, tout comme les dépenses que cela permet d’éviter, s’observent à la fois sur le court et le long terme.

Des facteurs mondiaux amènent les organismes de toutes tailles, qu’ils soient à but lucratif ou sans but lucratif, commerciaux ou publics, à réduire leurs dépenses et à renforcer leur réactivité par rapport à l’environnement extérieur grâce à la mise en œuvre d’un SGDA. Parmi ces facteurs figurent notamment les suivants:

  • Intensification de la concurrence commerciale
  • Évolution technologique débouchant sur l’électronisation du commerce et de l’administration
  • Rapidité des communications et de diffusion des informations grâce à Internet
  • Complexité croissante du paysage réglementaire – aux niveaux local, national et international
  • Attentes plus importantes des citoyens à l’égard des organisations quant à un mode de fonctionnement responsable, transparent et éthique
  • Risque accru venant de l’environnement extérieur, y compris menaces sur la sécurité et catastrophes naturelles.

La création de documents d’activité fait partie intégrante des activités, processus et systèmes de tout organisme. Un SGDA apporte efficacité, responsabilité, management du risque et continuité opérationnelle, et permet à un organisme de valoriser ses ressources documentaires comme des biens d’entreprise, des actifs commerciaux et un capital de connaissances. Dans le même temps, un SGDA contribue à la préservation de la mémoire de l’organisme face aux défis que représente l’environnement mondial et numérique.

Ces nouvelles normes ISO s’adressent notamment au secteur public, au monde de l’enseignement et à l’industrie manufacturière (en particulier les industries minières et pharmaceutiques). Leur mise en œuvre efficace devrait présenter un intérêt particulier pour les entreprises prenant part à des programmes de responsabilité sociétale, ainsi que celles des secteurs où il est important de faire preuve de conformité comme ceux de l’énergie nucléaire et des télécommunications.

Ces nouvelles normes incorporent l’expérience tirée de la mise en œuvre d’ISO 15489, Information et documentation – «Records management», publiée il y a une dizaine d’années.

ISO 30300:2011 et ISO 30301:2011 ont été élaborées par le comité technique de l'ISO ISO/TC 46, Information et documentation, sous-comité SC 11, Gestion des archives courantes et intermédiaires, et sont disponibles auprès des instituts nationaux membres de l'ISO (voir la liste complète pour les coordonnées). Il est aussi possible de les obtenir directement au Secrétariat central de l'ISO, aux prix respectifs de 86 et 106 francs suisses, par l'intermédiaire de l'ISO Store ou en contactant le Département Marketing, Communication et Information.