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De nouvelles lignes directrices de l'ISO pour dynamiser la gestion des archives

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L'ISO (Organisation internationale de normalisation) vient de publier un nouvel ensemble de lignes directrices qui permettra aux gestionnaires d'entreprises de produire des enregistrements durablement authentiques, fiables et exploitables.

ISO 23081-1:2006Dans la conduite de leurs affaires, les entreprises créent, reçoivent et font constamment référence à des enregistrements. Pour préserver ceux-ci et en garantir l’authenticité, la fiabilité, l’exploitation et l’intégrité à long terme, il importe de pouvoir produire en continu des métadonnées pour chaque domaine, voire plusieurs domaines à la fois. L'application de la nouvelle norme ISO 23081-1:2006 vient appuyer les processus de gestion des opérations et des enregistrements en permettant aux enregistrements en question d’être utilisés dans tout système d’information ou application informatique.

Robert McLean, expert au sein du sous-comité de l'ISO responsable de la «gestion des archives courantes et intermédiaires», a dit que «l'ISO 23081-1 montre clairement comment une entreprise peut améliorer son archivage de façon systématique et efficace et contribuer de la sorte à la réalisation de ses objectifs.»

Une entreprise qui crée des enregistrements fiables, les actualise et protège leur intégrité aussi longtemps que nécessaire bénéficiera des effets d'une conduite ordonnée, efficace et fiable de ses affaires: «La direction de l'entreprise verra des avantages tangibles en termes, par exemple, de réduction des coûts et de meilleure gestion des risques et pourra exercer ainsi un meilleur gouvernement d'entreprise», note Robert McLean.

La nouvelle norme ISO est un guide pour comprendre et appliquer les métadonnées à utiliser dans le cadre de l'ISO 15489, Information et documentation – «Records management». L'ISO 23081-1 traite de l'intérêt que présentent les métadonnées pour gérer les enregistrements dans les opérations, des différentes fonctions et types de métadonnées qui appuient la gestion des opérations et des enregistrements. La norme définit également un cadre pour gérer les métadonnées.

Les métadonnées pour la gestion des enregistrements présenteront plusieurs avantages et devraient notamment permettre de: protéger les enregistrements ayant valeur de preuve et garantir dans le temps leur accessibilité et leur exploitation; faciliter leur compréhension; étayer et garantir leur valeur de preuve; s'assurer de leur authenticité, de leur fiabilité et de leur intégrité; soutenir la gestion des accès, de la confidentialité et des droits; et faciliter un repérage efficace des enregistrements.

ISO 23081-1:2006, Information et documentation – Processus de gestion des enregistrements – Métadonnées pour les enregistrements – Partie 1: Principes, constitue le premier volet d'un cadre normatif général dont l’élaboration devrait se poursuivre pendant les deux prochaines années et qui comprendra deux autres parties:

  • Partie 2: Questions liées à l'application
  • Partie 3: Instrument d'évaluation des ensembles ou schémas existants de métadonnées en relation avec les principes de la partie 1 de l'ISO 23081.

L'ISO 23081-1:2006 a été élaborée par l'ISO/TC 46, Information et documentation, sous-comité SC 11 Gestion des archives courantes et intermédiaires, groupe de travail GT 1, Métadonnées. La norme est disponible, au prix de 96 francs suisses, auprès des instituts nationaux membres de l'ISO (voir la liste complète avec leurs coordonnées) et du Secrétariat central de l’ISO.